El valor más grande de un profesional es su potencial de hacer la diferencia y usarlo para sumar en su ámbito de acción.
Capacitación masiva y eficiente: Automatización de la calificación de exámenes y emisión de diplomas o constancias de competencias laborales (DC-3), garantizando la integridad de datos.
Autores: Candidato a PhD Rafael Molina Rincón y Q.F.B. Lourdes Molina | 11 de agosto de 2026.
¿Te has enfrentado al desafío de una capacitación masiva de personal donde el requerimiento final es aplicar un examen, generar diplomas y emitir constancias de habilidades laborales (DC-3)?
A Pharma CLIM Services le tocó hacer frente a este reto: capacitar en BPF (Buenas Prácticas de Fabricación), BPD (Buenas Prácticas de Documentación) y SGC (Sistemas de Gestión de Calidad) a 768 colaboradores de un importante grupo farmacéutico mexicano. Esto implicó leer y calificar 2,304 exámenes, entregar 5,526 constancias y diplomas, y verificar 7,830 archivos uno a uno para asegurar la integridad de los datos.
Realizar este trabajo manualmente habría requerido a 4 personas de tiempo completo durante 2 semanas, sin considerar los retrabajos por errores propios de la falibilidad humana.
Nuestro equipo de jóvenes talentos fue notificado del proyecto un par de meses antes del curso. Entusiasmados y comprometidos con encontrar una opción viable, comenzaron una lluvia de ideas de la cual surgió una propuesta audaz: la automatización mediante inteligencia artificial. Entre las filas de Pharma CLIM Services contamos con colaboradores de destacados talentos técnicos; uno de ellos domina el desarrollo de software y sabe cómo acoplarle algoritmos de IA.
Así, trabajamos en equipo para definir el contexto, los requerimientos, las entradas, las salidas y la tecnología de IA ideal para proceder con el desarrollo. El sistema computarizado debía funcionar bajo los principios más estrictos de integridad de datos, ya que las evaluaciones y las evidencias de capacitación son documentos auditables. Al terminar el desarrollo, realizamos múltiples pruebas para ajustar los programas y el algoritmo de lectura óptica hasta conseguir un 100% de precisión.
El resultado final incluye un sistema de consolidación de calificaciones y evidencias asociado al número de empleado de cada participante. Esto permite una adecuada gestión de las evidencias, cumpliendo con todos los requerimientos normativos aplicables. Por otro lado, nuestro equipo de Consultores Asociados desarrolló el contenido del curso utilizando su experiencia, casos prácticos y un dinámico sistema para asegurar la participación de los 768 colaboradores.
Para lograr el objetivo, el cliente realizó un trabajo logístico magistral dividiendo al personal en grupos de 384 personas. Dos ponentes trabajaron de forma simultánea para hacer participar a la audiencia y, para motivarlos, se distribuyeron incentivos aportados por el sindicato de la empresa. Finalmente, se aplicaron los exámenes diseñados específicamente para la lectura óptica mediante nuestro sistema computarizado.
Lo más increíble fue que, una vez ordenados los exámenes y procesados por el sistema, en tan solo unas cuantas horas ya estaban todos calificados. Después, ejecutamos el proceso de generación de diplomas y DC-3 para quienes aprobaron —lo cual tomó un par de días— y, finalmente, el desarrollo del dashboard ejecutivo tomó un par de horas más. Así, un proceso que manualmente habría durado 2 semanas con 4 personas se resolvió en solo 6 días hábiles con una sola persona operando el sistema.
¿Quieres saber qué hace el nuevo sistema de evaluación masiva de Pharma CLIM Services?
El flujo es sumamente sencillo: cada participante contesta una hoja diseñada para leerse a máquina; las hojas se escanean por lotes y el sistema lee, califica y organiza los resultados. El operador no teclea respuestas, solo alimenta el escáner. Lo interesante es que, además de ser un proceso rápido, genera un resultado altamente confiable al estar fundamentado en un único criterio de evaluación.
El sistema óptico funciona bajo el mismo principio que el lector de códigos QR de un teléfono celular. Cuenta con un algoritmo para identificar las marcas de color sobre el papel blanco que los participantes hicieron manualmente en cada reactivo. Posteriormente, limpia y endereza la imagen para poder interpretarla y contrastarla con la matriz de respuestas correctas de la evaluación. Esta tecnología automatiza la calificación y la captura, dejando constancia y evidencia trazable de la capacitación.
¿Por qué este proyecto fue un reto para Pharma CLIM Services?
Porque el curso era 100% presencial, no se disponía de acceso a internet en el sitio y los exámenes tenían que realizarse al término de cada sesión. Por tal motivo, no era viable utilizar nuestro Learning Management System (LMS) —el cual maneja de forma automática y en línea todo el proceso de capacitación califica exámenes en automático y genera evidencias descargables—. Tuvimos que innovar fuera de la red.
¿Para qué otra cosa puede servir este sistema óptico de lectura?
Para automatizar la calificación del nivel de cumplimiento de un área auditada (autoinspección), así como el nivel de cumplimiento de un proveedor o distribuidor mediante la lectura óptica de cédulas de verificación.
- Contexto: Tradicionalmente, las cédulas de auditoría interna, de proveedores o de distribuidores se levantan en sitio y se consolidan a mano.
- ¿Por qué en papel?: En instalaciones de terceros muchas veces no tienes acceso a la red local y, en la mayoría de las ocasiones, el uso de dispositivos electrónicos está restringido por políticas de seguridad de la empresa. Por ello, una cédula en papel sigue siendo la herramienta más funcional.
- ¿Cómo aporta valor?: Acorta el ciclo “del hallazgo a la acción”, ya que los resultados se consolidan de inmediato y sin necesidad de recaptura.
- Ejemplo práctico: Puedes consolidar todas las cédulas de autoinspecciones y de proveedores del año en un solo tablero de riesgo (dashboard) para priorizar las recalificaciones basándote en datos reales.
¿Quieres saber más sobre el equipo de Pharma CLIM Services?
Contamos con un equipo multidisciplinario cuyas habilidades abarcan: desarrollo de software, gestión de operaciones financieras y administrativas, procesos jurídicos, gestión de la calidad, auditorías, asuntos regulatorios, gestión de proyectos, desarrollo de talento y capacitación, desarrollo de nuevos negocios, estudios de mercado, estrategias de marketing y gestión de redes sociales.
Somos seis miembros en el equipo central y contamos con el apoyo de 10 consultores senior asociados. Cada uno, con talentos únicos que contribuyeron a que este desafío se convirtiera en un caso de éxito.
Si quieres que te apoyemos con tus proyectos de capacitación masiva para el plan anual de Buenas Prácticas de Fabricación (BPF), Buenas Prácticas de Documentación (BPD) y Sistemas de Gestión de Calidad (SGC), contáctanos a nuestro Business WhatsApp: 5556046132.